Huisvesting

Binnenkort verhuizen? Tips voor interne verhuiscommunicatie
 

Vergeet uw medewerkers niet!

Soms groeien bedrijven uit hun jasje, of past een nieuw gebouw beter bij wat een organisatie wil uitstralen. Een bedrijfsverhuizing is een enorm project en daar kunnen allerlei belangen mee gemoeid zijn. Wat de motivatie ook is: neem medewerkers vanaf het begin mee in het verhuisproces, tipt Amy Krebber, communicatieconsultant bij Future Communication. ‘Maak de reis samen!’

Interne communicatie is essentieel voor de motivatie en betrokkenheid van medewerkers, stelt Krebber. Met dat gegeven in het achterhoofd begeleidt zij met haar collega’s onder andere diverse interne communicatietrajecten bij bedrijven, bijvoorbeeld rondom herhuisvesting.

Neem onzekerheid weg

Communicatie speelt een grote rol tijdens een verhuistraject. Men roept vaak dat mensen niet tegen veranderingen kunnen. Dat is volgens Krebber niet zo. ‘Een verandering, zoals een verhuizing, op zich veroorzaakt niet per se onrust. Medewerkers vinden vooral de onzekerheid die erbij komt kijken spannend. Zij moeten het vertrouwde loslaten, en wat dan? Door middel van goede communicatie – door iedereen vanaf het begin bij het proces te betrekken en op de juiste manier te informeren – kunnen bedrijven veel onzekerheid wegnemen. En dan valt het allemaal wel mee met die onrust.’

Als een organisatie van plan is te gaan verhuizen, is de eerste stap een verhuisteam samenstellen. Het is belangrijk dat verschillende afdelingen in het team zijn vertegenwoordigd, om praktische en administratieve zaken goed te plannen en te verdelen en gedurende het hele traject bijvoorbeeld ook personeelszaken en IT in goede banen te leiden.

Creëer draagvlak

Niet de vraag ‘ga je mee?’ moet centraal staan in interne verhuiscommunicatie, maar de vraag: wat heb jij als medewerker nodig om mee te gaan? Een slimme manier om daar achter te komen is een anonieme enquête. ‘Door medewerkers naar hun mening te vragen, worden zij gedwongen de tijd te nemen om bij zichzelf na te gaan wat zij belangrijk vinden. Medewerkers die in eerste instantie niet stonden te springen om te verhuizen, gaan op deze manier vaak toch de positieve kanten ervan in zien. Over de verhuizing zelf kunnen medewerkers vaak niet meebeslissen. Door als werkgever te focussen op zaken waar zij wél invloed op kunnen uitoefenen, creëert u draagvlak. Medewerkers voelen zich serieus genomen. Over hoe meer zaken zij mee mogen denken, hoe meer ze de verhuizing gaan zien als een ‘teamprestatie’. Iets waar ze trots op kunnen zijn.’

Visualiseer. En maak het leuk!

Naast draagvlak is begrip belangrijk. ‘Maak duidelijk waarom de verhuizing belangrijk is. Toon vooral ook de voordelen voor de medewerkers. Krijgen ze een ruimere werkplek? Een fijner werkklimaat? Benadruk het positieve, maar blijf wel eerlijk.’

Intranet, social media of nieuwsbrieven zijn handige kanalen, maar ga vooral ook op de werkvloer zelf het gesprek aan. ‘Visualiseer de verandering. Geef medewerkers bijvoorbeeld de kans hun nieuwe kantoor alvast met eigen ogen te gaan bekijken. Of richt in de aanloop naar de verhuizing een ruimte in het bestaande kantoor in waar foto’s of tekeningen van het nieuwe gebouw hangen. Waar mensen ideeën kunnen uitwisselen en positieve en negatieve emoties met elkaar kunnen delen. Samen met een verhuisteam hebben we bij een organisatie zelfs een koffieproeverij georganiseerd, en een bureaustoelentest. Heel ludiek. De best beoordeelde koffie komt nu in het nieuwe kantoor daadwerkelijk uit de automaat!’

Vinger aan de pols

Natuurlijk houd je altijd sceptici. ‘Het is een uitdaging om hen óók te overtuigen, bijvoorbeeld door enthousiaste collega’s in te zetten als ambassadeurs. Medewerkers die positief tegenover de verhuizing staan, kunnen hun collega’s op geloofwaardige wijze bereiken. Zij zitten immers in ‘hetzelfde schuitje’. En geef anderen de ruimte om even de kat uit de boom kijken, sommige mensen hebben gewoon even tijd nodig. Laat de aandacht daarom niet verslappen als de verhuizing eenmaal heeft plaatsgevonden. Geef medewerkers ook de tijd en ruimte om te wennen aan de nieuwe ruimte, locatie en situatie. Blijf in gesprek!’