Belangrijke vragen als u kantoorruimte zoekt
Uw besluit staat vast: het is tijd voor een kantoor. Of u gaat uitbreiden. Of verhuizen naar een andere stad. Nu is het zaak om een eisenpakket samen te stellen. Deze checklist helpt bij uw zoektocht naar een kantoor en het eerste gesprek met een bedrijfsmakelaar.
Uitzicht op het water, de koffietent om de hoek: u bent al bijna verkocht. Maar bij het huren van kantoorruimte beslist u niet alleen voor uzelf, maar ook voor medewerkers, collega’s en klanten. Definieer daarom goed waar uw nieuwe huisvesting aan moet voldoen, door uzelf de volgende vragen te stellen. Ook handig als voorbereiding op een eerste gesprek met een bedrijfsmakelaar.
Wat is mijn budget?
De zoektocht begint met het bepalen hoeveel u maximaal kunt uitgeven. Wilt u kantoorruimte kopen, dan is het verstandig om budget achter de hand te houden voor aanpassingen. Bij huren kan de huurtermijn invloed hebben op het kostenplaatje. Een huurcontract voor langere tijd biedt onderhandelingsruimte. Of is flexibiliteit juist belangrijk? Houd uw opties als ondernemer open.
Wil ik kopen of huren?
Een pand kopen geeft vrijheid: u kunt het aanpassen aan uw wensen en hoeft geen rekening te houden met andere huurders. Ook bouwt u eigen vermogen op als het pand in waarde stijgt. De keerzijde is het onderhoud en de wet- en regelgeving - en de kosten daarvan.
Huren heeft als voordeel dat u als ondernemer flexibel bent. Afhankelijk van de overeenkomst kunt u een andere locatie of ander soort pand kiezen als u wilt uitbreiden of minderen. Daar staat tegenover dat u de huurkosten kwijt bent en niets opbouwt. En er staan u geen onverwachte kosten te wachten voor onderhoud of structurele verbeteringen.
Wat is de beste locatie voor mijn kantoor?
De klant wil makkelijk kunnen parkeren, uw medewerkers willen graag dichtbij het station. Bekijk uw huisvestingswensen breder dan alleen hoeveel werkplekken u nodig heeft. Denk bijvoorbeeld ook na over hoe uw nieuwe kantoorruimte kan bijdragen aan het realiseren van uw langetermijnstrategie en de doelen van de organisatie. Is uw wens om jong talent aan te trekken? Of uw merk te versterken door zichtbaarheid op een A-locatie? In hoeverre is reistijd voor medewerkers nog belangrijk nu er meer thuisgewerkt wordt?
Een bestemmingsplan met grote uitbreidingen kan de parkeerdruk in de buurt verhogen
Doe ook navraag over de toekomstplannen van een locatie. Misschien wordt er binnen enkele jaren ingrijpend gebouwd of gesloopt. Of ligt er een bestemmingsplan voor grote uitbreidingen, die bijvoorbeeld de parkeerdruk in de buurt verhogen. Kijk dus niet alleen naar hoe een locatie nu is, maar ook hoe het binnen enkele jaren kan zijn.
Kies ik voor een flexconcept of eigen kantoorruimte?
Kantoorruimte is er in alle soorten en maten: van een op zichzelf staand kantoorpand tot een businesscenter, van flexplekken tot co-workingspaces. Met een specifiek flexconcept vergroot u uw netwerk. Denk aan een businesscenter of een co-workingspace waar branchegenoten of toeleveranciers gevestigd zijn: dit leidt tot kruisbestuiving en mogelijk commercieel succes.
Het vergelijken van kantoorconcepten is soms lastig, omdat er veel overlap en begripsverwarring is. Vraag daarom bij de verhurende bedrijfsmakelaar naar de kenmerken en het huisreglement. Praten met andere huurders geeft een goed beeld van de sfeer en de afspraken binnen een gebouw.
Hoeveel vierkante meters heb ik nodig?
Voor het aantal vierkante meters bepaalt u het aantal werkplekken, de benodigde vergaderruimtes en andere ruimtes. Denk aan pantry’s, sanitaire voorzieningen, entrees, gangen enzovoorts. Op funda in business vindt u onder de filter ‘Oppervlakte’ een handige tool om dit snel te berekenen.
Besteed aandacht aan looproutes, zodat medewerkers straks op een logische manier door het nieuwe kantoor lopen en de juiste afdelingen goed met elkaar verbonden zijn. Gaan uw mensen meer dagen thuiswerken? Dan is er misschien op termijn minder ruimte nodig in plaats van meer.
Wat zijn harde eisen voor mijn kantoorruimte?
Behalve functionele eisen, zoals een handige indeling, de aanwezigheid van daglicht en parkeerplekken, zijn er wettelijke veiligheidseisen waaraan het gebouw moet voldoen. Uw bedrijfsmakelaar kan u hierbij helpen. Wellicht gelden er in uw branche aanvullende eisen die nieuw zijn voor een verhuurder, verkoper of makelaar. Bekijk daarom uw organisatie door de bril van een buitenstaander. Of vul specifieke veiligheidseisen in bij het ‘Zoek in omschrijving’-veld op funda in business.
Welke technische voorzieningen moeten er aanwezig zijn?
Een architect heeft andere wensen voor zijn werkruimte dan een arbo-arts. Welke eisen stelt u bijvoorbeeld aan het binnenklimaat op kantoor? Check bij het vergelijken van kantoorruimtes ook of de technische installaties voldoen aan uw wensen. De capaciteit moet toereikend zijn voor het aantal mensen dat op de locatie werkt, nu en in de toekomst. En hoe is de data-infrastructuur? De internetsnelheid moet hoog genoeg zijn voor het aantal werkplekken en de werkzaamheden.
Welk energielabel heeft het kantoor?
Duurzaamheid is vanaf 2023 een wettelijke vereiste. Dan moeten alle Nederlandse kantoren minimaal energielabel C hebben. Check dus goed of het nieuwe kantoor hieraan voldoet en zo niet, vraag naar de verduurzamingsplannen van de gebouweigenaar.
Het verbeteren van het energielabel is een taak van de gebouweigenaar, zorg dat dit goed in een huurcontract wordt vastgelegd. En als er renovatiewerkzaamheden moeten plaatsvinden, hoeveel hinder gaan die veroorzaken? Na het verduurzamen van de huisvesting dalen de energielasten, dat is voor u als gebruiker dan weer voordelig.
Zo begint u uw zoektocht
Stel op basis van uw wensen en eisen de juiste zoekfilters in op funda in business en ga aan de slag.
Een bedrijfsmakelaar helpt u met het vinden van een kantoor dat precies aansluit op uw wensen en behoeften.